实物档案的规范化管理
实物档案的种类很多，不同性质的单位形成的实物档案种类不尽相同，但它们有一个共同的特点——载体形态各异。正是由于这一特点，造成实物档案管理的混乱。据笔者所知，目前还没有一个统一规范的实物档案整理标准。长此以往，不仅对实物档案的保护不利，而且严重影响提供利用。为珍藏历史，留住记忆，笔者在工作实践中对实物档案规范化管理做了一些尝试，在此做一交流。。
一、实物档案规范化管理的原则
笔者认为，实物档案规范化管理应遵循三个原则：一是外观整齐一致；二是档号编制应便于整理、保管和利用；三是大型实物档案一定要有照片，照片编号要与实物编号相一致。
二、实物档案规范化管理的方法
本文就各单位最普遍存在的证书类档案、单位证件档案和作废印章档案的规范化管理做一简要介绍。
(一)证书类档案管理方法
1、证书类档案管理中存在的问题
证书类档案是实物档案家族中的一员，它包括证书、奖状、奖杯、奖牌、奖章、锦旗等(笔者权且称之为“证书类档案”，以下同)。由于载体形态各异、大小不一，以及颁发年度与表彰年度的不一致，给整理、保管和利用带来了极大不便。突出表现在两点：
(1)载体形态各异，难以排列。小到奖章，大到锦旗、奖杯，不同规格、不同形状、不同质地的奖品，“无矩’’使得它们“无规”。由于没有统一的装具，长期以来一直处于“混乱”保管状态。有的单位将其码放在档案柜里，有的任意摆放在桌子上，不仅排列不整齐，而且年代久了即使编了档号也极易混乱，很难做到快速、准确地提供利用。
(2)内外时间不同，难分归属。证书类档案的“内在时间”即表彰内容所针对的时间，与“外在时间”即颁发证书的时间往往不一致，一般都跨年度，给档案归属带来了麻烦。比如，“××单位被评为某局2004年度计划生育先进单位”，从内容所针对的时间上看属2004年，但颁发日期却是2005年。这就引发了一个问题：按常规，各单位的总结表彰都是年底或年初(春节前)进行，一方面把一年来所获得的荣誉进行统计写进全年总结之中，另一方面对获奖人员进行物质奖励。然而，颁发日期与表彰内容在时间上的分离性和滞后性，使得这些荣誉有些“失效”，不能搭上当年这班车。如果来年再将这部分荣誉淡忘，那可真是“来也空空，去也空空”了。
2、解决上述问题的方法
为规范证书类档案的整理，笔者在工作实践中总结摸索出了“统一着装、拍照存档、按年编号、公私共藏”的解决办法。 (1)统一着装
所谓“统一着装”就是凡能人袋的都入袋，装具用A4大小的档案袋，一件一袋，使其外观标准一致。然后打印封面粘贴在档案袋上，封面内容包括：档号、获奖题名、获奖级别、颁奖单位、颁奖时间、归档部门、载体，以及档案实体存放位置等。为什么证书类档案选择档案袋做装具，而不是档案盒呢？主要是为了方便利用。因为，每一件证书的内容都不一样，从档案袋的封面上可一目了然地了解该证书的全部信息，极大地方便了利用。另外，有些证书封面易粘连，一件一袋可避免损坏原件。“统一着装”有两种方式：一是将实物直接装入档案袋；二是将实物的照片或复印件装入档案袋。
能够将实物装入档案袋的有：证书、锦旗(折叠好)、奖章和小于A4幅面的奖牌。
不能将实物装入档案袋的有：各种形状的奖杯、大于A4幅面的奖牌，以及个人荣誉证书(因为个人证书归私人所有)。对这类实物档案的处理方法是，将实物的照片或复印件放人档案袋中，并且照片的档号要与所拍摄的实物档号相一致。
“统一着装”整理后，大部分档案都能各入其袋，不能人袋的实物档案也由照片做“替身”装入袋中，外观排列整齐一致。对那些耀眼夺目的奖杯和奖牌，可放在显眼的展示柜或会议室中，更能发挥它们的宣传作用。 (2)拍照存档
对那些不能装入档案袋的实物，必须要拍照存档，将照片放入档案袋，照片与实物编号相一致。有条件的单位，最好随时用数码相机对所有证书类档案进行拍照存档，形成一套完整的电子照片档案。一方面，可以提供快捷的利用方式，如直接复制到Powerpoint演讲稿中，图形并貌增加感染力，或者利用照片举办展览扩大宣传。另一方面，利用照片也保护了档案原件。
(3)按年编号
证书类档案规范化整理后，必须要用“档号”固定整理的次序，否则将前功尽弃。档号形式及档号位置要便于档案的整理、保管和利用。
关于档号形式。笔者认为，证书类档案的档号形式按“颁发年度——年内顺序号”进行编制，更便于档案的整理、保管和利用。原因有三：一、将“颁发年度”作为划分档案归属年度的惟一标准，可避免整理的混乱。如果把“内容针对年”作为划分归属标准，很难将那些滞后颁发的证书列入当年的总结和奖励之中，统计不准确。二、按“年内顺序号”排列，便于档案的随时插入。比如2005年才将2000年的滞后档案归档，整理时就可延续2000年的档号顺序将其排在末尾，不会打乱其他年度档案排序。三、一年一个流水号，便于年度统计。
关于档号的位置。实践证明，证书类档案的档号应标注的位置有两处：一，档案袋封面的左上角；二，实物的背面(不要写在正面，尽量保护原件)。只有这样才能既在排列中显露出档案袋上的档号，又能在借阅后按实物背面的档号放回原处。
此外，对于不能放人档案袋的实物，一是在实物底部或背面贴档号标签，二是在奖杯上挂标牌，三是有包装盒的还需在盒外贴标签，以方便查找。 (4)公私共藏
这里所称的“公”，是指集体荣誉；“私”是指个人荣誉。只有将集体与个人的档案共同收藏，才能真实地反映出历史的全貌。众所周知，个人证书应归私人保存，那么档案室对于“个人”证书类档案如何收藏管理呢?笔者认为，可实行“统一拍照，分别保管”的方法。 统一拍照：无论集体还是个人证书，事先都要用码相机将原件进行拍照存档，以便今后利用。 分别保管：就是保存集体证书的原件和个人证书的照片及复印件。将个人证书原件在拍照、复印后退还证书持有者。 (二)单位证件档案管理方法
单位证件一般包括：法人证书、组织机构编码、营业执照、国有土地使用证、房屋所有权证等，这类档案的特点是载体各异、利用频繁、定期更换。对这些重要的单位证件，既不能按常规立卷归档，又不能无序乱放。解决方法是“一件一袋”(一件，包括正、副本和申办资料)，在档案袋上编号，注名“证件名称”。同时，借鉴图书管理方法，在档案袋上粘贴书袋，在“书袋卡”上随时记录借阅情况，及时跟踪追回。 (三)印章类档案管理方法
对于过期、报废的印章，可用5．5厘米厚的塑料档案盒作装具，盒内用纸板隔成“井”字格，将印章编号后横躺放在内，周围用纸团塞紧固定位置，在盒盖内侧贴一张印章摆放示意图注明印章名称、编号，根据编号所对应位置，可直接提取印章。
浅谈实物档案的归档与管理
实物档案，是人们在实践活动中形成的有保存价值的以物质实体为载体的物品档案，它们对今后研究历史能起到很好的依据和凭证作用，而且实物档案也可以直观地再现历史，留住记忆。但是，由于目前国家还没有统一的实物档案管理标准，而且实物档案又种类繁多，载体形态各异，因此造成了实物档案管理的混乱。本文结合一些地区已制定的实物档案管理规范和一些单位已有的实物档案管理实践，谈谈基层单位如何做好实物档案的归档与管理。
一、实物档案的归档范围 主要包括以下几类：
1.本单位的集体或个人在各类公务活动中获得的奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书等；
2.公务活动中获赠的纪念品；
3.上级领导、知名人士的题词、字画等；
4.本单位自形成以来使用过的牌匾、停用的各种印章、各种重大活动中形成的纪念品和宣传品；
5.其它有保存价值的实物。 二、实物档案的归档要求
1.由于实物档案的重要性和载体的特殊性，应归档的实物一般应自形成后的三个月内向本单位的档案管理部门移交为宜；由于特殊原因，应归档的实物确实需要在有关部门保留一段时间的，也应该先移交档案管理部门拍照登记，再办理借用手续。
2.任何部门和个人不能随意将应归档的实物据为己有或转送他人，归档的实物要保持干净、整齐、无破损。
3.个人在公务活动中获得的奖杯、证书、纪念品等实物档案应先由本单位档案管理部门拍照登记，再交由个人保管。
4.归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入本单位照片档案的管理，两者之间应建立互见关系。
三、实物档案的整理 1.分类
实物档案应以“件”为单位进行整理，如一个奖杯为一件，一张奖状为一件，一份纪念品为一件，成套的实物以一件计。归档实物可按物品种类分类，如奖旗类、证书类、印章类等，但由于基层单位的实物档案总量较少，可不分类。在保
管期限上，由于实物档案既能直观地反映历史，又较为稀少，所以一般应作永久保管。
2.排列及编号
归档实物可先按物品类型排列，同一类中再按归档时间顺序排列，实物档案较少而不分类的基层单位可直接按归档时间顺序排列，编流水号，一件一号，并在不影响实物品相的合适位置贴上标签，填写年度（形成时间）、编号、保管期限。实物档案的编号由类别号、件号组成，类别号由各单位按本单位分类方案自行编制，如：用“S”表示实物档案，如果实物档案类别下再按物品类型分类的可以用“S1”表示奖杯类，“S2”表示奖牌类等，件号是按归档时间顺序给的流水号，那么“S1—5”即表示该单位奖杯类第5件归档实物。不按物品类型分类的单位可直接给流水号。
3.编目
归档实物应按分类方案和编号顺序编制实物档案目录。实物档案目录可设置编号、责任者、题名、年度（形成时间）、数量、保管期限、存放地点、互见号、备注等项目。
在编目时要注意：奖杯、奖牌、奖状等荣誉性实物在编写题名时要写明获奖单位、荣誉称号、获奖级别或等级；纪念品、宣传品等实物要在题名中写明实物名称、公务活动名称；题词、字画等应具体到个人，如有需要还应注明该人的职务和单位，备注栏中填写字画、题词的规格；印章要在年度一栏填写印章使用起止时间。
实物档案目录应按类别装订成册并编制封面。实物档案目录封面设置全宗名称、实物类别等项目。
四、实物档案的保管
实物档案载体形态各异、大小规格不一，小的有奖章、证书，大的有奖杯、锦旗，由于装具不统一，因此保管方法也不尽相同。可折叠的或小于A4幅面的实物档案，如证书、奖状、锦旗等，在贴好标签后分类别按顺序放入实物档案盒中保管，这样，既外观排列整齐又方便利用；较大实物档案，如奖牌、奖杯、纪念品、字画等，由于规格不统一，无法入盒保管，可在贴好标签后放在陈列柜或专用柜中保管，也可放在特制的装具里，置于单位走廊或会议室中，能更好地发挥它们的宣传作用；停用的归档印章应先蘸红印泥盖在白纸上，并在红色印模下方填写与实体相同的编号，再将印章清洗干净，装在特制的木格盒子里，印模向上，将印有印模的纸一同归档。
南京市实物档案管理办法
发布日期：2006-08-22 09:56:00
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第一条 为加强实物档案的管理工作，使实物档案管理科学化、规范化、标准化，根据《中华人民共和国档案法》、《南京市档案条例》等法律法规，结合本市实际，制定本办法。
第二条 本办法适用于本市行政区域内的机关、团体、企事业单位及其他组织。
第三条 本办法所称实物档案，是指法人、其他组织以及个人在其工作活动中形成的对国家和社会有保存价值的以物质实体为载体的物品档案。
第四条 市、县（区）档案行政管理部门负责对本行政区域内实物档案管理进行监督和指导。 第五条 实物档案的归档范围
（一）本单位获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等。
（二）上级领导、知名人士、有关单位赠送给本单位的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等。 （三）本单位对外交往中获赠的重要纪念品。
（四）本单位组织的各种重大活动中形成的纪念品。 （五）机构成立以来使用过的牌、匾。
（六）本地区、本企业第一批生产的、获奖的及重要的产品样品。 （七）其它有保存价值的实物。 第六条 实物档案的归档要求
（一）应归档的实物自形成后的次年三月底前向本单位档案管理部门移交；由于特殊原因，应归档的实物确需在有关部门暂时保留的，应先将归档实物移交档案管理部门拍照登记，再办理借用手续。
（二）归档的实物要保持整洁、无破损。任何部门和个人不得随意将实物档案损坏、私存或转送他人。 （三）归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入本单位照片档案的管理，两者之间要建立准确、可靠的标识关系。
（四）本单位对外交往中赠送给对方的重要实物，也应当拍照归档。 第七条 实物档案的保管期限
实物档案的保管期限暂定为永久和定期两种。 第 实物档案的整理
（一）归档实物的分类：归档实物以件为单位进行整理（成套实物为一件）。归档实物可按物品种类分类；实物档案较少的单位，可不分类。
（二）归档实物的排列：归档实物可按种类结合时间进行排列，也可按归档时间顺序排列。
（三）归档实物的编号：归档实物应按分类方案和排列顺序逐件编档号，并在不影响实物品像的合适位置粘贴标签，填写档号。归档实物的档号一般由全宗号、类别号、件号组成（不进馆单位全宗号不填）。归档实物的档号有两种格式：
格式一：全宗号－类别号－件号 格式二：全宗号－件号
（四）实物档案目录的编制：归档实物应按分类方案和档号顺序编制实物档案目录。实物档案目录设置档号、题名、实物来源、形成日期、实物类别、实物数量、保管期限、存放地点、互见号、备注等项目（见图一）。
实物档案目录应装订成册并编制封面。实物档案目录封面设置全宗名称、实物类别等项目（见图二），其中全宗名称为必填项，实物类别为可选项。
实物档案目录及实物档案目录封面用纸幅面尺寸采用国际标准A4型。 第九条 实物档案的保管
（一）实物档案应专库或专柜保管。
（二）存放实物档案的库房和橱柜应保持整洁，定期除尘，避免实物档案褪色。
（三）易虫蛀、易锈蚀的实物档案要做好防虫、防锈蚀的技术保护，确保实物档案完好无损。 第十条 实物档案的利用
（一）利用实物档案必须严格履行借阅登记手续。
（二）因举办展览等确实需要使用实物档案原件，须办理借用审批手续。 （三）珍贵的或不易搬动的实物档案，提供实物档案照片使用。 第十一条 实物档案的移交
（一）凡列入同级综合档案馆进馆范围的单位，上一年度实物档案整理完毕后，应在次年七月二十日
前将实物档案目录报送同级综合档案馆备案。经档案行政管理部门认定具有永久保存价值的实物，应当在五年内移交同级综合档案馆。
（二）实物档案移交时，交接双方应办理移交手续。
第十二条 市、县（区）综合档案馆实物档案的管理可参照本办法执行。 第十三条 本办法由南京市档案局负责解释。 第十四条 本办法自2006年7月30日起施行。
上海理工大学实物档案管理办法
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第一条 为加强实物档案的管理，根据有关规定，特制定
本办法。
第二条 实物档案的归档范围
主要包括学校获得的各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、奖牌以及废止的各种印章，获赠的纪念品、科技成果等物品。
第三条 实物档案的归档日期
一般自形成后的第二年六月底前向档案管理部门移交。由于特殊原因，应归档的实物确需在有关部门保留一段时间的，可将应归档实物移交档案管理部门后，再办理档案借用手续。
第四条 实物档案的归档要求
（一）部门要按规定的时间将应归档的实物档案移交档案管理部门，任何人和个人不得随意将实物档案损坏、私存或转借他人；
（二）归档的实物档案要保持整洁、无破损。 第五条 实物档案按物品种类分类。
第六条 实物档案的档号一般包括档案类目号、年度号、顺序号。
第七条 实物档案按载体、类别进行分类排列。 第 实物档案以“件”为单位，编档号。 第九条 编制实物档案目录
实物档案目录采用《特殊载体档案目录》格式。 实物档案目录按实物档案的类别分别编制。
第十条 实物档案的交接填写《档案移交（接收）登记表》，交接双方应在《档案移交（接收）登记表》上签字。
第十一条 实物档案的保管
（一）实物档案一般应专库或专柜陈列保管；
（二）实物档案库房应保持整洁，定期除尘，避免褪色，确保实物档案完好无损；
（三）存放锦旗、证书等易虫蛀的橱柜，要投放防虫剂。
海南大学实物档案暂行管理办法
第一章 总则
第一条 为加强学校实物类档案（以下简称实物档案）的管理，更有效地保护和利用档案资源，根据《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》，结合学校具体情况，特制订实物档案管理办法。
第二条 实物档案是档案的重要组成部分，主要包括在学校各项活动和学校对外交流中形成的有保存价值的实物，如荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、礼品、锦旗、印信、名人字画及学校发展中有纪念意义的物品和有收藏价值的教学科研设备设施等。 第三条 实物档案是文书档案的重要补充，具有直观性和多样性的特点。它直接反映了学校的发展和各方面工作取得的业绩，不仅具有较高的保存和利用价值，而且具有良好的社会教育功能，按照国家有关规定，必须实行集中统一管理。
第四条 由档案馆（校史馆）负责对学校各级各类荣誉证书、奖状、奖牌、奖杯等实物进行收集归档和统一管理。
第二章 归档范围和保管期限
第五条 归档范围
(一)奖品实物档案。本校在重大政治、经济、科学文化、科研、教学、外事、体育等活动中获得的省部级以上（含省部级）颁发的奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册等。
(二)印信实物档案。机构变更或撤消、合并失效的印章，包括钢印、铜印、胶印、木印等经机关审批后制作的印章。
(三)名人字画实物档案。领导及社会知名人士为学校的题词、作画。 (四)学校发展中有纪念意义的物品。建校以来使用过的校牌、匾等物品。
(五)本校与国内、外校际交往中收受的礼品。 第六条 保管期限原则上应为永久保存。
第三章 归档要求
第七条 奖品实物档案归档时应说明获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁奖单位。 第 字画和礼品归档时应附清单及说明，内容包括物品名称、接受时间、地点、事由、赠送人、接收人。清单一式两份。
第九条 印章归档时应附印模一式两份。
第十条 不在本管理办法第二条范围内有保留价值的、能反映学校发展历程的实物档案，经档案馆认定后归档。
第十一条 奖品类实物档案一般于获奖后两月之内向档案馆移交。印章、字画、礼品可随时向档案馆移交。
第十二条 移交时，移交单位要打印移交目录一式两份，交接双方各存一份备查。移交时应照像留存，像册对应实物编号保存。
第四章 档案管理及利用
第十三条 分类编号
(一)实物档案档号按“年度号+实物档案分类号+保管单位号”依次编号。 (二)实物档案分类号：
SW
12 荣誉证书（科技奖入KY13） 13 奖状（科技奖入KY13） 14 奖章 15 奖牌 16 奖杯 17 锦旗 18 礼品 19 名人字画 20 纪念品 21 校牌、匾
22 印信（钢印、铜印、胶印、木印） 23 有收藏价值的教学科研设备设施
(三)在二级类目内, 以件为单位，按排列顺序从“1”开始标注件号。
第十四条 制作实物档案标签，内容包括档号、实物名称、颁（赠）单位时间、内容说明。
第十五条 实物档案放置特制的实物档案柜（架）上，按同类实物进行入柜（上架）排列。
第十六条 档案库房要做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘、防污染和防盗等工作。
第十七条 实物档案原则上只提供单位利用，借用单位须开具介绍信并说明理由，经由档案馆 负责人签字后方可借用。实物档案借阅必须严格办理登记手续，借出档案，必须按期归还。
第十 本管理办法自公布之日起实行。
