科学发展创新 企业０Ａ办公自动化 盖杰斌 河北民族师范学院，河北承德０６７０００ 摘要２１世纪的今天，信息化逐渐成为现代企业最先进的生产力，信息化的发展促进了企业对办公自动化需求 的增长。现在办公自动化的应用已经深入到我们工作、学习等各个方面，而我们对于办公自动化的设计也变得更加 广泛。 关键词企业办公；０Ａ自动化；审批流；协同办公 ＴＰ２ 文献标识码Ａ 文章编号２０９５—６３６３（２０１７）０２—００６４—０２ 中图分类号１国内外发展现状 自动化办公的概念由来己久，起初它只是出现在 些特殊领域并由转门的操作人员来完成，而这些操作 人员一般都需要进行针对性的训练。例如８０年代末９０ 年代初人们对于传真机、打字机、复印机等办公设备的 使用。这种办公自动化只是为了实现个体工作的自动化 而设计的。 现代的办公自动化则是通过计算机和网络技术将 所有的员工联系起来，实现全员办公自动化。同时，０Ａ 系统通过对员工的访问权限的控制又将所有员工区分开 来，不同的员工在ｏＡ系统中扮演不同角色。最先进的 要数Ｗｅｂ方式的办公自动化。办公人员只要会上网并且 有一台装有ＩＥ功能的上网设备，就能加入到办公自动 化的流程和使用中。现代企业和工作部门要想提高工作 效率、增强竞争实力最终实现整体快速发展，就必须依 赖切合自身实际需求的ＯＡ系统。随着移动设备的普及 和各种社交软件的发展，移动端办公自动化已经不是空 谈，ｏＡ系统最终将集成所有的这些优势推陈出新。 一业管理和决策提供科学依据。还要充分利用各种协同工 作手段，包括多线程讨论、文档共享、电子邮件及一些 辅助工具提供在线及时共享应用等来实现群体协同工 作。例如利用这样的信息共享方式，包括移动通讯设备 的支持、手机的ＷＡＰ接入访问、ＰＤＡ的支持、信息的传 真功能以及以统一消息为基础的一些提醒功能，使得这 种交流与协调几乎可以在瞬间完成。最终协同在地理上 分布很广，甚至在全球上各个地方，以至于工作时间都 不一样的人员之间的工作进度。 ２．３不断创新发展的科学体系 ０Ａ系统的发展大概经历了硬件配置阶段、数据处 ２明显特点 现代ｏＡ系统大致具备以下特点。 ２．１知识管理原则 自动化办公和协同办公是一个ｏＡ系统最基本的功 能，而市场上不同的ＯＡ产品的特点就在于它们所依据 不同的知识管理原则。一个０Ａ系统想要充分发挥其知 识管理的功能就要切实迎合不同企业的实际情况进行设 计开发。不同企业或同一企业不同层级的员工之间，对 于知识的“积累、共享、交流”是不同的，所以ｏＡ系 统不能脱离企业的实际情况而空谈知识管理。 ２．２强大的数据处理功能 知识管理显得更加人性化，衍生成“计算机语言” 理自动化阶段、ｃ／ｓ架构下的工作流自动化阶段、无障 碍工作流自动化阶段、协同工作型办公自动化（流程管 理）、协同发展型办公自动化（流程管理）、移动０Ａ这 几个阶段。ｏＡ办公系统兼具企业通信平台、行政办公 平台、信息发布平台、协同工作平台、知识管理平台、 激情管理平台、信息集成平台等功能。我们应该时刻关 注市场上的办公自动化产品及技术发展的最新进展，用 最新的开发平台、技术和观念为企业打造切合自己实际 情况的０Ａ产品，以达到最大化工作效率、最充分利用 资源的目的。 ３存在问矗 １）审批流程繁琐：在未使用０Ａ系统前只需几个 工作日就能完成的企业事务文件申报，在使用０Ａ系统 后，审批申报常常会延至一周、甚至达ｌ５天左右之久， 大大增加了审批时间，造成信息反馈不及时，影响企业 办公计划的推进，致使工作效率大大降低。 ２）审批不到位：审批的滞后往往导致工作事项先 执行后审批，从而降低工作质量。 ３）资源利用率低：现今市场上的ｏＡ办公系统比 比皆是，看似繁荣的０Ａ自动化办公行业却处于割裂状态， 信息各自，在外部不能很好地利用网络资源，在内 部不能有效地将各个部门连接起来。而随着大数据时代 的到来，各行业、各部门、所有的业务、所有的人员、 所有的信息资源之间的纽带越来越紧。谁能够提高办公 效率；减轻工作人员的负担；提高信息的可用性谁就能 引导ＯＡ行业的发展。 就是数据处理。可想而知在一个现代化的企业当中一天 要处理的数据量和数据类别是多么的庞大，这些数据 通常包括Ｉｎｔｅｒｎｅｔ上的数据、各种文件系统中的文件、 传统的关系型数据库数据、数据仓库中的数据，甚至是 各种社交软件中的信息。面对如此庞大的数据量，０Ａ 系统不仅要实现迅速、全方位的信息采集、处理，为企 作者简介：盖杰斌，河北民族师范学院。 ２０１ ７年第２期 ４）安全隐患：随着因特网不断深入人们的日常工 作和生活中，大量的信息存储和传播都由网络承担。基 于原有的网络协议的网络安全隐患一直存在，这就 公造成一定影响，针对这些问题，需要一款全新的０Ａ 导致很多敏感而机密的信息容易泄露。轻者导致硬件或 软件的损坏，重者致使信息被窃取、数据被泄露或者篡 改，这些都会造成极大的危害。 针对这些问题，需一款全新的ｏＡ办公系统来优化 提升日常工作效率；减轻工作人员工作负担；节约办公 经费。 办公系统来优化提升日常工作效率。最终实现企业的快 速决策和高效率协同办公，从而在增强企业竞争力的前 提下减轻员工工作量、节约办公开支。０Ａ系统需要精 细化实现当前办公需求外。还要嵌入ＯＣＲ技术，实现格 式原始档案的电子化管理。丰富资源，为全面内容管理 提供基础。系统提供强大的查询和检索功能，建立基于 ４创新点 ０Ａ系统的设计目标首先要立足于一个强扩展性的、 功能强大的、技术先进的电子化办公系统。良好的扩展 性就需要能将如ＥＲＰ、财务系统、ＣＲＭ等其他信息系统 通过信息传递手段联系起来整合区层数据孤岛。事务是 企业中十分常见的形式而事务的信息其实是由时间、人 员、协同、会议、计划、文档这几部分组成。办公自动 化软件要为用户直接组织出以项目为中心的、各种信息 围绕的表现形式，并不改变原来的信息分类的概念，推 出关联项目的功能。 聚焦ｏＡ应用共性，专注于解决办公管理中的沟通、 协同、跟踪及个人事物处理，系统简约高效。以事件和 流程为基础，以“人”为节点的共享信息处理机制和图 视化流程管理，符合传统办公思维习惯，发起跟踪、接 收处理、归档查询三步协同工作。以邮件、协同为基础， 以信息为数据，将内部数据和外部数据进行无缝隙链接， 完成全面的内外数据流通。提供基于网络的协同工作平 台和个人工具，提高组织沟通能力和工作效率。规范管 理行为，流程、模板化管理非结构化信息。通过文档管 理扩大信息共享能力，沉淀管理知识。增强对事物、事 件的过程控制管理，提高团队执行能力，提高团队计划 和时间管理能力。 系统功能模板的划分，要遵循松耦合、易扩展的 原则，将每一个功能模块高度封装，模块与模块之间完 全通过接口实现信息传递。通过现有模块接口可以轻松 挂接新的功能模块，且可以达到“即插即用”的效果， 即实现系统的易扩展性。 内容搜索引擎的全文检索系统，将系统所有内容（包括 原始文档和附件）索引化，系统用户通过用关键词方式 查询整个系统中任何其关心的内容而不需繁琐的人工查 找。从而实现“数字化办公”和“协作办公”，有利于 办公效率的提高和公司的综合管理。 参考文献 【１】周益增．基于０Ａ系统的企业内部沟通机制研究【Ｄ】．北京：中 国地质大学，２０１２． ５ ０Ａ系统的未来 ２１世纪的经济被称作信息经济，一个企业要想长 足稳定地发展就要依靠办公自动化系统将企业内部和企 业之间联系起来，实现“数字化办公”和“协作办公”。 而当前的ｏＡ办公系统流程过于繁琐，操作过于复杂， 系统稳定性差，办公平台过于单一，诸多问题对日常办 ［２】周锦程．Ｊ２ＥＥ下基于构件技术的ＯＡ系统的体系结构研究及系 统实现［Ｄ］．无锡：江南大学，２００９． ［３］李慧勇，郑艳明．国内外办公自动化的研究现状及发展趋势 …．科技信息：学术版，２００８（１ ７）：１２． 【４］唐婷．企业０Ａ系统的分析与设计…．成都电子机械高等专科 学校学报，２００５（３）：２９—３２． （上接第５５页）≯ 由平均值计算得到，并循环步骤２，直到质心数据不再 变化，整个聚类过程结束。 可以看到ｋ一均值算法的整个计算过程中不需要训 练样本，所以它是一种简单实用的无监督学习的聚类算 法，在图像处理中有较好的使用效果。 参考文献 ［１】Ｐｅｔ ｅ ｒ Ｈ ａ ｒ ｒｉ ｎ ｇｔ Ｏｎ．Ｍ ａ ｃ ｈｉ ｎ ｅ Ｌ ｅ ａ ｒ ｎｉ ｎ ｇ ｉ ｎ Ａｃｔｉｏｎ【Ｍ】．２０１ ３． ［２］Ｄ ｒ ｅｗ ＣＯｎＷａＹ，ｅｔ １．Ｍａｃｈｉ ｎｅ Ｌｅ ａ ｒ ｎｉ ｎ ｇ ｆ Ｏ ｒ ＨａｃｋｅｒＳ［Ｍ】．２０１３． ［３】Ｗｉ１１ｉＲｉｃｈｅｒｔ，ｅｔ１．Ｂｕｉｌｄｉｎｇ Ｍａｃｈｉｎｅ Ｌｅａｒｎｉｎｇ Ｓｙｓｔｅｍｓ ｗｉｔｈ Ｐｙｔｈｏｎ［Ｍ】．２０１４．
