资料采买管理制度
第一章 总 则
第一条 目的
为增强公司规范化管理，规范采买工作，保障工程进度的正常连续
进行，选择合格的供给商（厂家）并对采买过程进行严格的控制，保证 供货商供给的物料知足施工的规定要求，最大限度的降低成本，特拟订 本制度。
第二条 合用范围
本方法合用于公司各项目工程施工资料物料采买时， 计划审批的价
格之审查、订购、查收、付款结算等，除还有规定外，悉以制度办理。 第三条 职责区分
1、由采买员全面负责对各工程资料物料的采买工作；
2、由工程部经理对工程部 资料清单和资料使用计划计划单 的数目、
要求进行详尽审查把关；
3、由工程部对各种资料的质量、技术要求把关；
4、由采买员对该工程资料的数目、规格、价钱控制把关。
第二章
第一条 采买计划的拟订
采买（计划）审批
1、工程部应依照应依据图纸、 及实质需要拟订《资料计划单》和《用料计划表》，保证资料规格、型号、数目无误并署名后报总经理进行审批；
2、总经理审批后，采买员依照工程部《资料计划单》和《用料计划
表》拟订《采买计划表》报总经理审批，总经理审批后，由采买员履行 采买计划。
第二条 选择供给商
依据审批后的采买计划，选择合格的供给商，进行询价、议价与项目技术人员技术交流评比确立后，每种资料供给商禁止少于三家，由部门领导审查。
1、供给商的选择能够经过互联网、宣传册（合格供给商）厂家中选
取；
2、长久报价采买，凡常常性使用，且使用量较大的资料，应预先选
定厂商，议定长久供给价钱。 第三条 价风格查
1、已审定的资料，一定常常剖析认识或采集资料，作为降低成本之
依照；
2、已审定之资料采买单价如需上升或降低， 应附上书面之原由说明； 3、采买的数目或频次有显然增添时，应要求供给商（厂家）适合降
低单价；
第四条 询价、比价和议价
1、依据采买物料的品种、规格、标准、数目和交托期的不一样，采买
人员应选择起码三家切合采买条件的供货商作为询价对象；
2、采买人员依据过去采买的状况、市场变化状况、以及公司成本预
算等状况，确立采买目标价钱；
3、在获得供给商的报价信息后， 采买人员对供给商的报价条件进行
品种、规格、数目、质量要求等方面项目部技术人员进行查对，以保证 供给商供给的物料切合公司实质的采买要求，并对供给商所报的价钱、
交托期、售后服务等方面进行剖析比较，以便选择条件最优的供给商；
4、供给商供给报价之物料规格与请购规格不一样或属代用品时， 采买
人员应送请购部门确认；
5、专用资料或用品，资料公司应会同使用部门共同询价与议价； 6、对厂商的报价资料整理后，经办人员应深入剖析，以电话等联系
方式向厂商讨价。在公司规定的权限范围内，采买人员应与供给商进行
协商，以使两方最后在所有条款上达成一致；
7、对重要的物质采买，不论是技术、商务谈判，要保证参加人数不
少于两人。有关价钱、选型及其余重要的技术、商务谈判，要求有两个
以上的部门派人参加。
第五条 购前审批
采买员与供货商初步交流并达成询价后，在《订购汇签单》上详尽
填列以下事项，呈报负责有关部门领导审批：
1、询价或议价结果及制定“订购供货商” “交货限期”与“报价有
效限期”等；
2、注明与供货商制定的付款条件；
3、需与供货商签署长久合同的，采买员应将起草的《长久合同书》
报有关部门领导审批。
第六条 价钱复核与市场行情资料供给
1、采买员应检查主要资料的市场与行情，并成立供货商资料，作为
采买及价钱审查的参照；
2、采买员应就公司工程部所提重要资料项，供给市场行情资料，作
为资料存量管理及核决价钱的参照。
第七条 订购作业
采买人员接到经同意的“定购单”后，应与供给厂商进一步接触，
进行正式的质量、价钱和后续服务谈判。金额较大或批量采买的应到对
方生产工厂进行实质观察，在充足认识对方的资信程度、供货能力和现
货物质后，向对方明确订货意愿，并送样报验，未经过报验的资料禁止
采买。
第 签署采买合同
1、在采买作业所需的所有条款与供给商达成一致后，
正式的采买合同，合同需要列明起码以下条款：
采买员需填写
（ 1）供给商资料：包含名称、地点、联系人、联系方式； （ 2）采买物料的详尽描绘：包含品名、型号、规格等，若有高出
标准的特别要求需特别注明；
（ 3）订单所采买的数目 /重量；单位包装数目 /重量；包装件数； （ 4）价钱：单价，共计价，合同总数，定金或预支款； （ 5）交托期：分批交托时应明确每批的交托时间和交托数目； （ 6）付款方式；
（ 7）所需的质量证明（查验单、质保单、出厂证明单、化验报告单 等）；
（ 8）质量保证条款：发生质量问题是进行退换或其余办理方法； （ 9）运输方式和销售的要求。
2、采买单经部门经理审查后， 加盖公司合同公章经对方签章后奏效。
到供给厂商处现场采买的，由受权代理人署名，对方签章后奏效；采买
单调式两份，两方各保留一份。资料公司负责采买合同的传阅会签和各
部门的存档。
3、采买人员应追踪控制资料物料交货期， 实时向供给商跟催交货进
度。
4、发货前要求供给商在“送货单”上注明“订购单编号”及“包装
方式”，以便查收确认。
5、若属分批交货者，采买人员应在“订购单”上注明“分批交货”
以资辨别。
6、长久订货和大额进货， 原则上均应经过签署买卖合同的方法进行，
应与供给商定买卖合同书一式两份。
第一份存行政办， 第二份存供给商，
另需合同复印件四份分别交资料公司、核算中心、财务中心及工程部存
档。
第九条 紧迫订货
采买人员接到主管经理以电话联系的紧迫采买案件，应立刻进行询
价、议价，理。
第十条 进度控制及事物联系
除一般采买作业方式外，资料公司可依资料使用及采买特征，选择
以下一种最有益的方式进行采买：
1、集上当划采买：凡拥有共同性的资料，须以集上当划办理采买较
为有益者，可审定资料项目，通知各请购部门依计划提出请购，资料公 司按期集中办理采买；
2、长久报价采买：凡常常性使用，且使用量较大宗的资料，资料公
司应预先选定厂商，制定长久供给价钱，呈准后通知各请购部门依需要
提出请购。
第十一条 退货作业
关于查验不合格的资料退货时，应开立“资料退货单”并见附有关
的“资料查验报告表”呈主管签认后，凭此异样资料出厂。
第三章 查收与付款
第一条 货物进厂查收
1、货物进场供给商交货时，采买人员通知库管员，实质盘点件数或
称重，对货物携带的有关证件进行考证，经与采买清单或采买合同内容
查对符合后签收， 库房出具入库单并由库管员签章入库。 如发现不符时，
即通知资料公司会同办理；
2、对有专项质量要求的资料物质，通知工程部派质检员查收，查收
合格后由库管出具入库单并由库管员署名。
第二条 付款结算
1、严格依照公司报账工作流程和挂账工作流程履行；
2、采买款项须按采买合同规定或采买单所商定的时间由资料公司统
一支付；
3、付款申请由采买人员或被拜托采买人员提出， 申请付款应严格按
照采买合同要乞降项目进度状况进行，分清轻重缓急，必需时须提交验 收报告、物件入库票据和对方，申请付款单上应注明预支款、已付
款、余款，按审批权限经有关负责人署名后，方可办理付款手续；
4、只有在出现以下状况时才可由采买人员借钱或垫款进行直接支
付：
（ 1）紧迫采买且不可以实时办理财务支付手续； （ 2）在外埠采买且供给商要求立刻付款时； （ 3）在现场调试时期急需资料的采买；
（ 4）1000 元以下的零星采买。
第三条 进度控制及异样办理
1、资料公司应特别注意“采买单”注明的到货时间要求，掌握到货进度；
2、采买人员发现供货方发货日期有延迟时， 应主动与供货厂商联系
催交，对异样原由实时办理对策，汇通有关职能部门、分公司办理。 第四条 质量评论
使用单位应就公司内所使用的资料质量予以关注，依据使用成效对
资料质量提出评论，以利于进一步工作。
第四章 附 则
第一条 参加采买过程的各有关部门，既要明确分工、明确责任、相互当
合，还要注意发挥相互监察的作用，保证公司的利益不受伤害；
第二条 参加采买的人员要严格自律， 增强法制观点，自觉抵制不正之风，
任何人不得私下收受回扣或酬劳，并接受公司全体职工监察；
第三条 高出本方法的事项呈董事长同意后实行；
第四条 本方法自宣布日期履行。
