档案室电子目录数据库结构与交换格式

为适应档案管理现代化建设和发展的需要，建立统一的档案检索和管理体系，更好地开发档案信息资源，实现档案信息资源共享，特制定本标准。 1．范围

1.1 本标准规定了建国后档案电子目录数据交换的格式与要求。

1.2 本标准适用于绍兴市市直机关、企事业单位档案室建国后档案电子目录数据库结构与其目录数据的交换，档案管理软件中数据库结构的设计与数据交换。 2．定义

本标准采用下列定义： 2.1 档案目录

由揭示档案特征的条目汇集而成并按照一定次序编排的档案检索工具。 2.2 电子目录

将档案目录依照一定的格式输入计算机内，可以由计算机进行读取、管理、检索的档案目录信息。 2.3 案卷级目录

登录案卷的题名及其他特征并按一定次序编排而成的档案目录。

2.4 文件级目录

登录文件题名及其他特征并按一定次序编排而成的一种档案目录。

2.5 数据

对事物的概念和属性进行描述的规范化表示。 2.6 记录

完整描述一件事物的相关数据处理单元。 2.7 字段

记录中可标识的特定范围数据。 2.8 必须著录项目

指市直单位范围的或由市档案馆组织的数据库，在馆室间进行数据交换时，必须有的项目。 2.9 选择著录项目

指各单位档案室可根据本档案室数据库的情况和目标，选择所需的著录项目。选定的著录项目仍应执行本标准规定的字段名、字段类型和长度。 3．数据库结构与著录格式

本标准包括如下八种数据交换格式：

1、《文书档案案卷级目录数据库结构与著录格式》 2、《文书档案文件级目录数据库结构与著录格式》 3、《文书档案一文一件目录数据库结构与著录格式》 4、《科技档案案卷级目录数据库结构与著录格式》 5、《科技档案文件级目录数据库结构与著录格式》 6、《会计档案案卷级目录数据库结构与著录格式》 7、《照片档案案卷级目录数据库结构与著录格式》 8、《照片档案文件级目录数据库结构与著录格式》

3.1 文书档案案卷级目录数据库结构与著录格式 3.1.1 文书档案案卷级目录数据库结构一览表 必 须 著 录 项 目 责任者 起始时间 终止时间 保管期限 总页数 卷内文件份数 备注 字段名称 字段长度 示例 全宗号 目录号 案卷号 案卷题名 4 8 3 250 100 6 6 4 3 2 40 J060 1·2001 003 绍兴市××局关于××工作的通知、意见 绍兴市××局 200102 200112 永久 75 18 3.1.2 文书档案案卷级目录著录格式 3.1.2.1 全宗号：是档案馆给定每一进馆单位的全宗代码。全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，建国后档案用“J”；后三位用阿拉伯数字标识全宗的顺序号。如“J002”表示建国后2号全宗档案。 3.1.2.2 目录号：是全宗内案卷目录的顺序号。目录号以三位阿拉伯数字标识，如“003”表示目录号。各单位根据不同情况可以以分类号代替目录号，如“1·2001”。或以年度代替目录号，如“1999”。 3.1.2.3 案卷号：案卷排列顺序号。案卷号用三位阿拉伯数字标识。按目录内的案卷排列次序流水编号，不应有空号。如“123”表示案卷号。 3.1.2.4 案卷题名：是表达案卷内档案中心内容、形式特征的名称。案卷题名不能揭示案卷内容或题名过于冗长，一般应重新拟写，将原题名修改好再著录，并加“[ ]”。 3.1.2.5 责任者：责任者著录产生档案的单位。如“绍兴市档案局”。责任者必须著录全称或通用的简称。 3.1.2.6 时间项：指卷内文件起止日期，分为起始时间和终止时间。时间项著录到月为止。时间项一律用6位阿拉伯数字表示，第1-4位表示年，第5-6位表示月。如“198108”表示1981年8月。 文件时间不完整或部分时间字迹不清时，起码应考证出年份，其次考证出月。月考证不出，以“0”补之。考证不出准确年份，可著录大致年份。如50年代的，起始时间著录为“195001”；终止时间著录为“195912”。 3.1.2.7 保管期限：对档案划定的存留年限。一般分为永久、长期、短期三种。 3.1.2.8 总页数：用阿拉伯数字表示。 3.1.2.9 卷内文件份数：用阿拉伯数字表示。 3.1.2.10 备注：著录档案中需要解释和补充的事项。 3.2 文书档案文件级目录数据库结构与著录格式 3.2.1 文书档案文件级目录数据库结构一览表 字段名称 字段长度 示例 必 须 著 录 项 目 全宗号 目录号 案卷号 页号 卷内顺序号 文件题名 责任者 成文日期 文号 保管期限 附件 备注 选 录 密级 分类号 主题词 4 8 3 3 2 200 100 8 25 4 120 100 4 80 80 J060 1.2001 003 078 06 关于加强××工作的通知 绍兴市××局 20010509 绍市×[2001]3号 永久 ××登记表 秘密 A112 ××；通知 3.2.2 文书档案文件级目录著录格式 3.2.2.1 卷内顺序号：案卷内文件排列的顺序号，以两位阿拉伯数字标识，如“06”表示该卷的第6只文件。打印输出必录项，不打印可将该字段做选录。 3.2.2.2 页号：是案卷内每只文件的起始页号。以三位阿拉伯数字标识，如“043”表示该卷的第43页。 3.2.2.2 文件题名：文件文首的题名。没有题名或题名不能揭示内容时，依据其内容拟写题名，并加“[ ]”，如“紧急通知[关于加强公共场所消毒预防非典的紧急通知]”。

3.2.2.3 责任者：责任者有多个时，责任者之间以“；”相隔。个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务、职称，并加“( )”。机关团体责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称。

3.2.2.4 成文日期：一般公私文书、信札为发文时间。决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等法规性文件为通过或发布时间。条约、合同、协议为签署时间。时间项一律用8位阿拉伯数字表示，第1-4位表示年，第5-6位表示月，第7-8位表示日。如“19810824”表示1981年8月24日。文件时间不完整或部分时间字迹不清的著录、月日缺少或不清部分以“0”补之。

3.2.2.5 文号：文件编号为文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号。文件编号一般照原文著录。有多个文件编号的，著录主办机关的文件编号。文件编号的括号原文可能采用各种符号，本标准规定，一律用“[]”著录，“[]”内一律用四位阿拉伯数表示年份，如绍政办发[2004]58号。

3.2.2.6 附件：附件指文件正文后的附加材料，文件题名已反映附件内容时，可以“附件”代替附件题名。有多个附件时，应逐一著录各附件题名。附件过多，自拟压缩附件题名。

3.2.2.7 密级：密级是文件保密程度的等级。按GB/T7156-1987《文献保密等级代码》将文献保密等级划分

为六个等级：绝密、机密、秘密、内部、国内、公开。密级一般按文件形成时所定密级著录，对已升、降、解密的文件，应著录新的密级，公开级、国内级可不著录。案卷以卷内文件密级最高的文件作为该案卷的密级。 3.2.2.8 分类号：分类号依据《中国档案分类法》和《档案分类标引规则》的有关规定著录。案卷内容有多少主题就标引多少分类号。多个分类号之间用“；”间隔。 3.2.2.9 主题词：主题词按照《档案主题标引规则》、《中国档案主题词表》、《公文主题词表》、《公文主题词表》及本专业、本单位的规范词表进行标引。文件内容有多少主题标引多少主题词。多个主题词之间用“；”间隔。 3.3 文书档案一文一件目录数据库结构与著录格式 3.3.1 文书档案一文一件目录数据库结构一览表 必 须 著 录 项 目 字段名称 全宗号 年度 流水号 保管期限 件号 文件题名 责任者 成文日期 文号 字段长度 示例 4 4 4 4 4 200 100 8 25 J060 2004 0026 永久 0019 关于加强××工作的通知 绍兴市××局 20040509 绍市×[2004]3号 页数 附 件 备 注 选 录 3 120 100 5 ××名单 秘密 B123 组织机构或问题 10 密级 分类号 4 80 3.3.2 文书档案一文一件目录著录格式 3.3.2.1 年度：指文件形成年度，年度以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2004”。 3.3.2.2 流水号：所有收发文文件的大流水号，当年度必录，非当年度选录，流水号为收发文中不归档的文件的唯一标识。用四位阿拉伯数字标识，如“0033”。 3.3.2.3 件号：档案室依据DA/T22-2000《归档文件整理规则》整理而给予同一保管期限的文件的排列顺序号。用四位阿拉伯数字标识，如“0034”。 3.3.2.4 页数：指每一件归档纸质文件的页数，文件中有图文的页面为一页。用阿拉伯数字标识，不补0，如“3”。 3.3.2.5 组织机构或问题 : 组织机构或问题是指作为分类方案类目的组织机构（或问题）名称。 3.4 科技档案案卷级目录数据库结构与著录格式 3.4.1 科技档案案卷级目录数据库结构一览表 必 字段名称 全宗号 字段长度 示例 4 J060 须 著 录 项 目 目录号 案卷号 案卷题名 编制单位 起始时间 终止时间 保管期限 总页数 备注 密级 缩微号 8 3 200 100 6 6 4 3 40 4 20 5.4.6 011 ××工程项目结构竣工图 绍兴县××建设公司 200202 2000212 永久 325 秘密 3.4.2 科技档案案卷级目录著录格式 3.4.2.1 目录号：见3.1.2.2。各单位根据不同情况可以以分类号、项目号代替目录号。 3.4.2.2 编制单位：案卷内材料的形成单位或主要责任者。 3.4.2.3 缩微号：填写缩微时给本案卷的编号 3.5 科技档案文件级目录数据库结构与著录格式 3.5.1 科技档案文件级目录数据库结构一览表 必 须 字段名称 字段长度 全宗号 目录号 案卷号 页号 4 8 3 3 示例 J060 5.4.6 003 102 著 录 项 目 卷内顺序号 2 文件题名 责任者 文号 200 100 25 06 ××工程结构竣工图 绍兴市××建设公司 结施45 20010312 永久 成文日期 8 保管期限 备 注 4 100 3.6 会计档案案卷级目录数据库结构与著录格式 3.6.1 会计档案案卷级目录数据库结构一览表 必 须 著 录 项 目 责任者 起始时间 100 6 字段名称 字段长度 全宗号 目录号 案卷号 4 8 3 示例 J060 8.2001 015 绍兴市××公司2001年一季度记帐凭证 案卷题名 200 绍兴市××公司 200101 200103 15年 75 终止时间 6 保管期限 4 总页数 3 备注 40 3.7 照片档案案卷级目录数据库结构与著录格式 3.7.1 照片档案案卷级目录数据库结构一览表 字段名称 字段长度 示例 必 须 著 录 项 目 全宗号 目录号 案卷号 4 8 3 J060 099 023 ××公司三届一、二次职代会照片材料 案卷题名 200 起始时间 终止时间 保管期限 张 数 6 6 4 3 200101 200110 长期 106 备 注 100 3.7.2 照片档案案卷级目录著录格式 3.7.2.1 张数：案卷内照片的总张数，用三位阿拉拍数字表示。 3.8 照片档案文件级目录数据库结构与著录格式 3.8.1 照片档案文件级目录数据库结构一览表 必 须 著 录 拍摄者 8 字段名称 字段长度 全宗号 目录号 案卷号 4 8 3 示例 J060 099 023 003 照片号 3 照片题名 250 在××会议上，张三在作工作报告 张三 项 目 拍摄时间 8 底片号 5 参见号 14 保管期限 4 20010206 00235 1.2001_033 长期 9.2001_018 选 录 备注 光盘号 密级 100 14 4 3.8.2 照片档案案卷级目录著录格式 3.8.2.1 照片号：案卷内照片的排列顺序号，以三位阿拉伯数字表示，如“001”。 3.8.2.2 照片题名：所有照片以张为单位填写。对有总说明及分说明的照片，也应当以张为单位概括说明事由、时间、地点、人物、背景等主要内容。 3.8.2.3 拍摄者：照片的拍摄单位或拍摄人。 3.8.2.4 拍摄时间：照片的拍摄时间，8位阿拉伯数字标识，如“20010202”。 3.8.2.5 底片号：底片的编号，用五位阿拉伯数字标识，如“00033”。 3.8.2.6 参见号：与本张照片有联系的其它档案的档号，如“013-003-015”表示该照片参见013目录的003本案卷的015页文件。 3.8.2.7 光盘号：数码照片或数字化照片光盘存储的光盘编号。 4．电子目录数据组织与交换要求

4.1 本标准规定的电子目录数据交换文件的组织方式是以.dbf或.mdb为扩展名的关系型数据库文件。 4.2 本标准涉及的各种符号,如“；”、“*”、“#”、“（”、“）”等等，在计算机录入时，一律用“半角”录入。

4.3 电子目录移交盘采用光盘CDR,网上传递仅限和内部网络；移交盘应带有外部标识，注明全宗名称、全宗号、盘号、文件名称及其他相关信息。

4.4 电子目录移交文件应经过内容、病毒等检测，内容完整且不带病毒才能接收