会计信息系统设计案例一
美洲狮收款代理公司（A）
“任务的前90%需要花费90%的时间，而剩下的10%则会耗去又一个90%的时间
——无名氏
简介
梅尔文库利挂断了电话，脸上一副吃惊的神情。他的同事吉姆·汤普森教授问道：“出什么事了？”梅尔文答道：“我刚刚被一个咨询委托人给解雇了，他们不愿意再为我所做的工作付钱了。但与其说我关心的是钱的问题，还不如说我更担心这件事情会损害我的职业声誉！”吉姆·汤普森于是又问：“究竟发生了什么事情？你为什么会被解雇呢？“梅尔文答道：“我根本不能确定真正的问题出在哪里。” 背景
梅尔文·库利是一所著名大学的副教授。在获得博士学位然后进入目前所在的这所大学、开始讲授会计信息系统课之前，他在为大型企业设计和实施商务信息系统方面已经拥有了好多年的工作经验。在他进入这个大学的第二个学期里，美洲狮收款代理公司的拥有者吉姆·莱克先生找到了他，让他帮助开发一个自动化的账款托收系统。吉姆的公司位于华盛顿州的雅基马城。梅尔文所在的商学院的院长恰好是吉姆·莱克先生的高尔夫玩伴，他把梅尔文的名字介绍给了吉姆·莱克先生。虽然莱克先生提供的咨询费用并不丰厚，但是梅尔文考虑到要让他的从业知识跟上当前的发展步伐。因此，虽然这份工作需要他经常去雅基马城出差，他还是同意为吉姆莱克先生开发一个新的系统。这件事情距今差不多快有一年了，而系统设计的种种努力看起来注定要失败了。 美洲狮收款代理公司
美洲狮收款代理公司位于华盛顿州的雅基马城。这家代理公司共有14位员工：一名经理（即吉姆·莱克先生本人）。同时他也是债务追讨人员；副经理一名，他负责主管所有人事、融资和会计等各项事务；八名债务追讨人员；一名秘书；以及三名不同性质的文书事务人员，这家代理公司从雅基马城地区的零售企业（例如百货公司等）那里收到逾期客户的账户，然后通过书信、电话联系以及（如果必要的话）诉讼等方式，托收逾期账户的账款。该代理公司的收入是其托收的逾期账户中所收回资金的20%-50%。当前的托收系统是一个使用索引卡片目录的手工系统。 目前的托收程序
在梅尔文·库利第一次到雅基马城出差的时候，他记录下了当前系统工作的情况。他发现可以将其分成以下几个连续的过程： 1. 2.
零售企业通过一份法定的确认函（即委托合同）将一个逾期账户转给美洲狮收款代将零售企业提供的客户账户添加到美洲狮公司的逾期账户文件中（参见表1-1）。
理公司。
这份文件会针对每个交办的拖欠账款事例，建立一条相应的记录。如果某人同时是两家或
更多家零售企业的逾期账户，则每个拖欠账款事例都会被单独列成一个的记录。逾期账户文件采用的是索引卡片目录文件。 3.
在客户文件（参见表1-1）中添加一条记录，用以记载向美洲狮公司交办逾期账户
的零售公司的相关信息。每个委托合同都会在文件中生产一条相应的记录。因此，如果ABC货运公司针对30个不同的逾期客户的账户签订了30个合同的话，就会在客户文件中生成30条记录。客户记录也是按照索引卡片目录文件的方式加以保存的。 4.
代理公司会为每个处于激活状态的逾期账户文件记录，指派一名债务追讨人员。追
讨人员会与债务人保持联系，并试着说服债务人偿还逾期账户的一部分或全部资金。追讨人员进行的各种联系活动也都会被记录在逾期账户文件中。 5. 6. 理：
（1）决定返还给客户（委托公司）的偿付款的比例； （2）按照前面决定的金额开支票； （3）将偿付情况记入客户记录。
7. 在听取了债务追讨人的意见之后，经理从文件中挑出过期未付的逾期账户记录，并判断是否需要提起诉讼。
在梅尔文·库利第二次到雅基马城出差的时候，他与吉姆·莱克先生及托收代理公司的其他几位人员进行了面谈。梅尔文的目的是找出当前所用系统中存在的主要问题究竟有哪些。他记录了如下一些问题：
（1） （2）
在逾期账户文件中，数个记录之间缺乏有关人员的链接。虽然所有记录都通常情况下，在对逾期账户文件、客户文件和偿付登记簿追加记账的时候
是按照字母顺序保存的，但这些卡片经常会被归错文档。 会出现3天的工作积压。
（3） 将债务追讨行动添加到逾期账户文件中的时候，处理过程显得杂乱无章，已经发生过两次这样的情况了：公司以欠款不还的理由起诉了实际上已经偿还了账款的债务人，这使得公司在法庭上陷入了非常窘迫的境地。 （4）
在提起诉讼的问题上，经理不得不依赖于债务追讨人的建议。以前，公司
对逾期账户文件的一次调查表明：有85项逾期事例应当提起诉讼，但债务追讨人却没有把这些文件提交给经理。
（5） 委托公司（客户）抱怨他们所收到的支票金额并不总能保证是正确的，而且认为公司应当每两周就进行一次检查，而不是像现在这样一个月才进行一次检查。
（6） 文书事务人员的流失率非常高。这使得副经理将她大部分时间都花在了培训新员工如何使用手工卡片系统的问题上。
（7） 当梅尔文·库利谈到内部控制系统问题的时候，吉姆·莱克是这样回答的：“我对会计人员知之甚少，而且我也几乎没有时间处理这种问题。
在从联系的债务人那里收到现金或支票的时候，需要将偿付情况输入偿付登记薄中副经理每个月都会对偿付登记薄进行一次检查。对于每笔记录，她都要做以下处
（参见表1-1）。当然偿付情况也会被记录在逾期账户的记录中。
注意：在美洲狮收款代理公司（B）的案例中，我们将继续本案例中的故事。 作业 文档编制
1. 利用数据流程图（DFDs），根据对现有系统的说明，完成以下要求： （1） 绘制顶层数据流程图；
（2） 完成顶层数据流程图的一阶展开；
（3） 至少对一阶过程中的一个具体过程进行二阶展开。 数据建模
2. 按照本案例中所说的文件结构，完成以下要求：
（1） 绘制一份REA图表（即关系实体图，学生自行查找资料解决，或者跳过本
题目——老师注）；
（2） 将三种文件规范化（运用以前在《管理信息系统》课程中学过的范式规范
化内容来做——老师注）；
（3） 为规范后的每种文件，设立相应的Access表单； （4） 设计更新上述的每种表单所需的Access表格。
内部控制
3. 假设不对当前系统进行任何修改。说明应当针对当前系统采取哪些预防性的诊断
性的和纠正性的内部控制措施。你准备怎样项吉姆·莱克先生解释这些内部控制措施的必要性？
欺诈行为
4. 一位债务追讨人自信地告诉梅尔文·库利，他怀疑在很多法庭案件中，最终都会
发现债务人实际已经偿还了债务而草草收场。这位债务追讨人想要知道的问题是是否会出现实际并未还款却被认为已将偿付的债务人。是否存在这种欺诈行为的可能性呢？为什呢？怎样防止并查出这种欺诈行为呢？
系统设计
5. 设计一个新的托收系统，只能以个人电脑为工作平台而不能利用局域网（LAN）。 6. 设计一个使用局域网的新系统。 表单设计
7. 参考表1-1中的客户文件，设计一张供美洲狮公司的潜在客户填写的手工表格，
其中要包括以下内容： （1） 美洲狮公司的信笺抬头；
（2） 每个客户的表格都要留有足够的空间，可填写最多四个债务人的记录； （3） 在表格下方预留客户签名处。
文件名称 逾期账户 偿还登记薄
表1-1 文件结构 字段名称 债务人的姓 债务人的名 债务人的社会保障号码 债务人的地址 债务人的电话号码 客户名称 合同编号客户 委托日期 欠款金额 托收历史 客户名称 客户地址 客户电话号码 联系方式 合同编号 委托日期 债务人的姓 债务人的名 债务人的社会保障号码 欠款金额 支付给美洲狮公司合同百分比 日期 债务人的姓 债务人的名 债务人的社会保障号码 偿还的金额 客户名称 合同编号 最大字段长度 20 15 9 30 10 30 6 6 8 无 30 30 14 20 6 6 20 15 9 8 2 6 20 15 9 8 30 6 数据类型 A A N A/N N A N(小数点后2位） N N A/N A A/N N A N N A A N N(小数点后2位） N(小数点后2位） N A A N N(小数点后2位） A/N N
采购订单编号： 采购订单的日期： 卖主的发货日期： 检查日期： 卖主代码： 发货模式代码： 项目表单（最多5个条目），起中包括： ·物料编号： ·简略说明： ·订购数量： ·装运数量： ·单价： ·扩展的数量： ·单位的短缺和缺陷情况：
图2-5接收卡片中的数据要素
1. 仓库的人员则需要采取以下措施：
（1） 检查一下由计算机生成的清单，在仓库里为准备存放的材料找出合适的位置； （2） 将材料放置在仓库中的合适位置；
（3） 在接收卡片上盖章，以表明材料已经被储存起来； （4） 将接收卡 送交到数据输入部门。
2. 在每个工作日结束的时候，夜班的数据输入人员会把这些接收卡片上的数据输入到系
统中。 原材料存货系统
1. 由生产管理部门向数据输入部门提交一份生产控制的通知单。
2. 每收到一份订单，数据输入人员都要把数据输入到图2-6所示的表中。 通知书控制的标号： 通知书的日期： 生产工作的编号： 项目表单（最多10条目），其中包括： ·物料编号： ·数量：
图2-6生产管理通知单中的数据要素
3. 有计算机生成一张提货卡片（见图2-7），其中还包括所要求提取的存货项目在仓库中
的具体存放位置，再将提货卡片送到仓库。
通知书控制编号： 物料标号： 简略说明： 仓库中的位置： 需要提货的数量： 实际提取的数量： 送交的部门： 图2-7提货卡片中的数据要素
4. 仓库人员利用这张提货卡片完成下列事项：
（1） 找到所要求提取的存货项目在仓库中的具体存放位置； （2） 从该位置，提取所要求的单位数量；
（3） 在提货卡上标明由于手头没有足够的存货而无法提取的单位数量； （4） 将材料和提货卡片的一份副本送到生产管理部门； （5） 将提货卡片的一份副本送到数据输入部门。
5. 在每个工作日结束的时候，夜班的数据输入人员再把提货卡片的数据输入到存货的记
录中。 系统问题
为了确定在当前的系统中究竟存在哪些问题，苏姗·威尔比和罗恩·索特与主要的存货人员和接收人员进行了面谈。下面是面谈中提到的一些问题。
1. 存货记录的余额经常与仓库中的实际储藏的单位数量不一致。造成这个问题的原因，
可能有以下几点：
（1） 数据输入部门的工作积压延误了存货记录的更新；
（2） 在对由计算机生成的表格进行手工分录的时候，由接收人员和存货人员所引起的差
错；
（3） 存在一定程度的怀疑，认为仓库的某些存货可能已经被盗。
2. 总的说来，从提出生产管理要求到收到所要求的材料的这个循环过程显得非常迟缓。
而且由于未能收到一些要求的材料，延误了某些生产工作。 3. 在生产工作已经开始以后，又发现一些有缺陷的材料。
4. 在接收、存货、生产控制和数据输入个部门的人员之间弥漫着普遍的不信任感和相互
间的敌意。这就导致了出现问题的时候，会产生很多相互推诿。
结尾
苏姗·威尔比向戴夫·科斯特纳汇报了对当前处理过程的描述以及已经发现的各种问题。戴夫阅读了这份报告，开始规划他的部门下一步应该对改进存货控制系统的项目做些什么。
注意：在McKracklin 航空航天公司（B）案例中，将会继续本案例中的故事。
本案例节选自Martin M的《商业信息系统分析与设计》一书中的在McKracklin 航空航天公司系列案例。
作业 文档编制
1. 按照对当前系统的描述，完成下列要求：
（1） 绘制整个系统的前后关系层次上的数据流程图（DFD）； （2） 画出这个系统的一阶展开的数据流程图； （3） 画出仓储处理过程的二阶展开的数据流程图。 数据库
2. 参考表2-1、表2-2及图2-5到图2-7，设计一套原材料项目记录。给出与场地规模
和类型相关的各种假设。对一个现有的存货系统进行仔细调查，并以其作为上述假设的基础。
3. 将案例中所给出的其他文档（表单）规范化。 4. 将你所设计的文档（表单）转换成Access格式。 表格设计
5. 参考图2-5，设计一张接收卡片的手工表格。 6. 将这张手工表格转换成Access表格。 内部控制
7. 参考对当前系统的描述，完成下列要求：
（1） 说明当前的系统所需的各种预防性的、诊断性的和预防性的内部控制措施； （2） 假如准备吧这个系统放在公司的内部网络上，还需要增加哪些额外的内部控制
措施？
系统设计
8. 简要地说明为了解决当前系统的问题，如果需要设计一个升级的计算机化得会计
信息系统，你准备让这一系统包含哪些特点？
9. 请列出清单，说明为了让他的部门改进原材料存货控制系统，戴夫·科斯特纳下
一步必须采取哪些措施。 技术
10.在互联网上进行调研，寻找能够用于对系统进行升级的各种新兴技术（及其成本）。（选做）
