基层单位档案管理信息化研究

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基层单位档案管理信息化研究

文/福建省泉州台商投资区文体旅游服务中心  吴桂琴

【摘要】社会科学技术水平的提升使得各个行业工作的开展更加现代化。对于基层事业单位的工作来说，做好档案管理工作能够使人员信息更加明确，在工作中尽可能少出现问题。基层事业单位在进行档案管理的过程中需要与现代社会的发展趋势相符，就需要考虑引进信息化技术实现信息化管理。文章主要通过分析档案信息化建设特点及趋势以及相关问题，提出有效的基层事业单位档案信息化途径。

【关键词】基层事业单位；档案管理；信息化管理；建设途径不同的行业有不同的工作重点，档案管理对于每个行业的工作都有不可或缺的作用。在对档案进行收集、整理及储存的过程中，我国较多基层事业单位沿用了传统的方法，以纸质为载体，工作比较琐碎。在进行档案管理的过程中忽视了信息化管理的重要性，导致工作优势无法体现。因此需要注重信息化建设，寻找实际的工作漏洞，让文件及信息的保存更加安全。

设的基础没有达到要求，就难以将高科技设备引入到实际信息化建设中。在这种情况下，档案信息难以得到有效保护，降低了档案的严密性。特别是随着信息技术的发展，管理人员的技术没有及时跟上时代发展的步伐，这将无法推进档案管理信息化建设，使档案管理停留在原来的旧模式。

（二）离职交接存在缺陷。现代人在生活过程中经常会追求自己喜欢的事业，在工作过程中喜欢尝试。档案管理看起来是一项比较轻松的工作，实际上，其对技术的要求较高，还考验一个人的耐心及细心程度。在进行档案管理时，虽然我国开始推进信息化建设，但是有不少工作人员会在短时间内频繁更换工作。在对电子档案进行管理时，一旦需要进行离职交接，就需要按照相关制度完成工作。但是部分人在进行离职交接的过程中不能完全按照交接程序，无章可循。档案的管理经常会存在缺陷，在缺乏有效的离职交接时，部分档案就成了“弃档”和“死档”，日后难以查询。在产生这个问题之后，基层事业单位会有较大的损失，事后难以追责。

（三）信息化利用率低。虽然基层事业单位在顺应时代的潮流开展相关工作，但是整体运行机制还是比较老化。其服务方式与手段难以满足大众的需求，在对档案进行管理时，难以提升信息化利用率。电子档案的管理需要由专人负责，在社会高速发展的过程中，服务形式逐渐多样化，对资源的开发也逐渐增多。部分信息机构在提供社会信息与服务的过程中，难以进行实际改革，使得单位的存活率下降。信息化的整体利用率较低，在市场信息不断发展的过程中，其容易被淘汰，进而难以发挥作用。

一、档案信息化建设特点及趋势

（一）特点。基层事业单位在对档案进行管理的过程中，经常会利用纸质档案，但是其比较容易受到环境等因素影响而受到损坏。在这种情况下，档案丢失现象时常发生，影响单位整体工作的开展。信息化管理可以从根本上避免这种问题，利用电脑扫描的方式制作电子档案，让人员档案信息更加透明，保存比较安全。档案信息化建设可以不受环境的影响，在利用的过程中比较方便，其具有较强的可复制性。在利用电子档案的过程中，可以不用在查询文档时使用原件。其还具有操作方便的特点，在改动的过程中比较方便，保证档案的整洁性。信息化建设可以使档案资源得到共享，直接利用计算机系统让多人同时使用档案，提高其利用率。

（二）趋势。在我国当前的发展过程中，较多领域都在推行办公自动化，电子档案建设就可以达到这种工作要求。不仅是我国，在国外也有较多人员在管理档案的过程中会利用信息技术，直接利用数字的形式使得档案出现在网络世界中。这样能够使得事业单位在开展相关工作的过程中走向新的高度。基层事业单位需要做好基本工作，就需要保证档案管理的安全性，信息化可以对档案进行加密，建立党务机关使得档案内容更加严密。档案本身是服务大众的，电子档案可以使得大众在查找相关工作的过程中更加便捷，通过档案网站了解相关内容。信息化建设的整体趋势需要逐渐统一标准，使得档案馆的建设更加完善，做好突破。

三、基层事业单位档案信息化建设途径

（一）强化单位档案机构建设。在对基层单位的档案进行信息化处理时，需要做好机构建设工作，领导人员要提高整体重视程度。档案管理工作的开展涉及单位的实际发展，因此需要按照《档案法》相关内容进行宣传，还需要做好人员培训工作。在建设机构的过程中，要根据网络管理要求，按照流程完成各项工作，让工作人员自愿参与相关工作。机构建设需要重视对计算机技术的应用，基层事业单位需要设置档案员与组长，建立综合档案室，使得电子档案的管理与保存符合要求。

（二）规范信息化管理。信息化管理的规范化是基层事业单位的首要任务，相关人员在开展工作的过程（下转第50页）

二、基层事业单位档案信息化建设问题

（一）管理技术不高。管理技术不高是信息化建设的主要问题，虽然在对传统的档案进行管理时，工作人员比较娴熟，但是其在利用信息技术时还是难以掌握技术要点。基层事业单位在用人方面存在问题，管理人员的技能不高，在利用管理设备时，难以体现其优势。管理人员没有及时更新档案信息，并且没有针对实际需求对管理设备进行更替。技术作为信息化建

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信息工作

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出重要文件和信息，在会计电子档案风险监督中纳入档案管理的关键环节，实行统一的风险控制。为了增强电子档案的安全性，企业应该建立电子档案安全保障体系，设立档案数据管理中心，建立档案查询权限管理系统，采取内网和外网相结合的方式保障档案信息的安全，实现电子档案的高效管理。󰀃

（三）优化会计档案电子化管理模式。电子化管理工作的很多需求是传统档案管理模式无法满足的，需要根据实际情况采取一些优化措施。一方面要改编存储方式，信息技术的发展让存储途径有了更多的选择，以往的会计档案管理存储工作量大，不仅要占据很大的场地，还有耗费大量的人力、物力和时间。具有高效性的信息技术存储方式实现了集中化的数据存储；另一方面要实现纸质资料到数字信息的转化，以往的档案信息以纸质、录音或录像形式为主，这些收集和整理工作的完成相当繁琐，工作量巨大，对工作人员的业务能力有着较高的要求，尽管如此并不能取得较好的工作成效。所以以节省时间成本、人力成本为目的，充分利用先进的信息技术，将纸质档案转化为数字化形式，实现工作效率的提升。此外，与传统的纸质档案相比，电子档案具有不易磨损、存储时间长的优势，当纸质档案因搬迁等原因找不到的时候，电子档案可以起到备份的作用，为档案管理提供一定的保障。

（四）致力于提升档案管理人员综合素质。信息化条件下的会计档案电子化管理对人才素质有着较高的要求，懂得管理内容是基本，还要掌握一定的计算机网络知识，如此才能适应电子化管理发展的速度，高效解决档案管理中的问题。企业

应针对财务管理人员积极开展培训活动，从专业技能和计算机知识方面强化有关工作人员的能力，让其更好地融入信息化管理工作中，助力会计档案电子化综合管理模式的实现。与此同时，会计档案管理人员需立足自身，丰富管理经验，切实完成好电子档案的存档管理和备份工作，最大化地避免出现档案信息损失、遗漏或丢失的情况。为了在管理软件出现问题时得到快速有效的解决，档案管理人员还应该学习基本的档案管理系统和软件维护的技能，一方面避免企业会计信息泄露，另一方面也从时间和资金成本上为企业减低风险。

四、结语

总而言之，信息化时代，各大企业已经将实现会计档案电子化管理列为重点工作内容。有关人员需要紧跟时代发展步伐，树立现代化管理意识，积极引进先进管理技术，并针对电子化会计档案建立完善的管理系统，让档案管理工作的效率和质量都得到很大的提升。

【参考文献】

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[3]蒋伟卫.企业会计档案电子化管理问题及改进策略[J].大科技,2017(24).

（上接第46页）中需要规范工作行为与思想，做好人员的档案分析。比如，文体旅游服务行业在对档案进行信息化建设与管理的过程中，需要对客户的资料进行明确分析。工作人员不仅需要对客户的旅程进行合理设置，还需要通过对档案的分析明确文体旅游的实际作用。其需要了解不同客户的潜在需求，在对档案进行规范化管理时，利用信息技术对不同客户的喜好与需求进行归类，最后通过整合做好整体服务工作。在实际管理过程中，工作人员需要重视档案管理工作的开展，明确自身的工作任务，有理有据地做好细节工作。

（三）提供信息化服务。信息化服务主要是需要对档案信息资源进行开发与利用，不仅要注重技术上的效用，还需要注重服务态度的改善。信息化档案管理在一定程度上具有教育功能，在开发与利用信息化的过程中，要摒弃传统的以藏为主的档案管理，转化为以开发为主的形式。在提供信息化服务的过程中，需要对档案的检索工具进行强化，让基层事业单位档案管理功能更加全面。工作人员可以合理利用多媒体进行管理工作，利用更加科学的方法构建高效的管理机制，进而为教育与科研事业提供服务。

（四）加强管理监督。管理监督在各个行业都需要发挥重要的作用，对于档案管理工作来说，其需要控制人的行为与思想，加强这方面的监督。在开展信息化建设管理的过程中，人作为主要的行为载体，要对档案内容进行分类与保存。一旦工作人员在管理过程中思想行为不端正，就会影响整体管理效

用。虽然信息化建设可以减少人作为行为主体的概率，但是还是不可避免地需要工作人员作为主体。在进行信息化档案管理监督的过程中，基层事业单位需要对单位内部的监督机制进行完善，还需要融合单位外在的监督条件，对档案管理信息化中的隐患进行分析。一旦产生错误的工作方式，就需要对管理体系进行纠正，加强信息化建设效用。

四、结语

基层事业单位档案信息化需要从信息技术与管理形式入手，纠正传统管理中的错误。基层事业单位需要对信息化管理进行规范，提供信息化服务，做好管理监督工作。单位要按照社会的发展要求强化电子档案管理手段，优化管理途径，为社会的整体发展提供保障。【参考文献】

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