高 拓 电 子 厂 Astron Technology Corp. 文件与资料管制程序书 核 文件編號 准 審 核 承 辦 制訂部門 文管中心 制訂日期 2006/11/1 發行日期 DCP01 版 次 8 頁 碼 1/1 高拓電子廠 Astron Technology Corp. 文件與資料管制程序書 文件編號 DCP01 版次 8 頁碼 2/2 文件履历表 版次 1 2 3 4 5 6 7 01/05/05 01/09/25 02/03/21 02/05/15 03/03/03 03/08/30 04/08/30 变更 日期 变更原因 变更内容说明 文件制定 厘清参考文件章及作1. 原5.5.5修改为5.5.6，内容增加对参考文件的申请及废文件章之使用定义； 核准程序； 2. 原5.6.1修改为5.5.5，并增加对旧版文件的规范； 3. 增订5.5.7 修改外来文件的管制4. 取消原5.8.2，增订5.8.2~5.8.5，增加外来文件的编码内容。 原则、版次要求。 修改旧版文件管制内1. 修改5.4.1，删除“正版文件”； 容。 2. 修改5.5.1之作业内容； 3. 5.5.5修改对工程图面的管制； 4. 增加5.8.6外来文件之保存期限。 增加计算机备份及相1. 5.2.1增加“详见工程部三阶文件工程文件及图面版次规定作业指导书”内容。 应作业内容。 2. 5.4.1增加相应计算机备份之内容。 3. 增加5.4.2之内容。 4. 增加6.1之相关文件(EGP010)。 5. 将5.5.1之“质量异常处理单”改为“矫正行动通知 书”(DC-R010-X)，修改7.7之表单名称。 1. 5.4.4和5.5.6.2“红色”改为“蓝色”；5.5.5“蓝色”变更印章颜色。 改为“红色”。 增加部份作业内容。 1. 5.3.3.2之“一般文件”改为“作业指导书等三阶文件”; 2. 5.4.5增加“旧版文件遗失作业内容”。 3. 增加“7.10” 之内容。 增加文件字体规定、旧1. 增加5.2.8“文件字体及大小”内容。 版文件保存期限；以及2. 修改5.6.1之作业内容。 外来文件管制相关作3. 增加“外来文件管制”5.8.2、5.10及修改5.12之内容。 业内容。 4. 增加“相关文件”6.2之内容。 高拓電子廠 Astron Technology Corp. 文件與資料管制程序書 文件編號 DCP01 版次 8 頁碼 3/3 文件履历表 版次 8 变更 日期 变更原因 变更内容说明 2006/11/01 增加部份作业内容。 1. 将“资料中心”变更为文管中心。 2. 修改4.3.1将“程序引用的表单”列入管制文件中。 3. 修改5.1.4之作业内容。将“其它编码原则”改为“三阶文件编码原则”并说明编码方式 4. 新增5.2.4之程序引用表单版本管制方法。 5. 修改5.5.5之内容删除“工程课图纸及BOM表之旧版文件不用回收，只须送至资料中心加盖“旧版文件”章后留存于工程课产品履历夹内，其余旧版文件仍需回收”。 6. 修改“相关文件”6.1与6.2的文件编号 7. 新增5.14之文管中心印章样本附件。 高拓電子廠 Astron Technology Corp. 1 目的： 文件與資料管制程序書 文件編號 DCP01 版次 8 頁碼 4/4 对质量系统相关文件进行管制，使其制作、审批、分发、变更、 回收及作废都规范化，保证各部门使用有效之文件。 2 范围： 本文件适于全厂体系文件与各部门的文件管理。 3 权责： 3.1 总经理：负责质量手册的核准。 3.2 管理代表：负责质量手册的审核及程序书的核准。 3.3 各部门经理：负责安排相关程序书的制作和审核及作业指导书制作、审核/核准。 3.4 文管中心：负责文件的打印、分发、回收、作废等工作。 3.5 文件使用部门负责：分发文件的保管与维护及文件使用前的相关培训。 4 定义： 4.1 部门代码： 文管中心 DC 管理部 MG 资材部 ZC 业务部 BS 注塑课 IJ 制造部 AS 模具课 MD 品保部 QC 冲压课 PS 工程部 EG 4.2 公司所有文件资料分为四阶： A A：质量手册 (一阶) B B：程序文件 (二阶) C C：作业指导书 (三阶) D D：表单记录 (四阶) 4.3 管制文件： 4.3.1凡公司内的一、二、三阶文件及程序文件引用的表单和被公司引用之外部文件或标准(如 MIL-STD-105E表、技术性图面等)都定义为管制文件。 4.4 非管制文件： 除管制文件之外的文件都称为非管制文件。 5 作业内容： 高拓電子廠 Astron Technology Corp. 5.1 文件的编号： 文件與資料管制程序書 文件編號 DCP01 版次 8 頁碼 5/5 5.1.1 质量手册编号：QM 9001 – 2000 标准系列号质 标准版次(年份) 5.1.2 程序文件一般编号为五码，第一、二码为部门代码，第三码为程序文件的代号，第四、五码为流水号。 D C P 0 1 部门代码 程序文件代号 流水号 5.1.3 工程编写作业指导书、图纸、包装规范等技术文件，依工程规定编号原则，由工程经 理核准后实施；品保依品保检验规范编码原则实施，由品保经理核准。 5.1.4 三阶文件编码方式:部门代码+流水号即可，流水号位数为:品保部/业务部/工程部流水号编码为三码;资材部流水号编码为四码,其它部门流水号编码均为五码。如下述: 部门代码 流水号码数 部门代码 流水号码数 QC XXX AS XXXXX BS XXX IJ XXXXX EG XXX MD XXXXX ZC XXXX MG XXXXX PS XXXXX 5.2 文件的版次、格式及字体、大小： 5.2.1 一般文件的版次统一用数字(1.2.3……)版，如文件需改版，版次按数字顺序往上编写； 技术文件依工程部版次规定执行，详见工程部三阶文件“工程文件及图面版次规定作业指导书”。 5.2.2 表单编码及版次为： XX－ Ｒ ００１－１ 部门代码 固定码 流水号 版次 如DC-R001-1代表文管中心编号为001的表单，其版次为1版。 高拓電子廠 Astron Technology Corp. 文件與資料管制程序書 文件編號 DCP01 版次 8 頁碼 6/6 5.2.3 表单编码须注明于表单右下角。 5.2.4 管制表单版本管理方法: 5.2.4.1程序文件之相关表单由文管中心统一保存最新版本之电子档及书面档, 5.2.4.2 各使用部门表单更新时,以电子档格式交文管中心,文管中心进行资料抽换更新. 5.2.4.3表单请购时由相关部门从文管中心领取最新版本表单作为印刷的样品. 5.2.4.4各部门文员每月对部门文件、0表单格式版本等进行稽核及时更新. 5.2.5 程序文件包括： 封面 履历 正文 附件(表单编号) 5.2.6 程序文件的封面包含：文件名称、制订部门、文件编号、版次、制订日期、发行日期、页码、承办、审核、核准。 5.2.7 程序文件履历包含：版次、变更日期、变更原因、变更内容说明。 5.2.8 程序文件正文部分包括：目的、范围、权责、定义、作业内容、相关文件及相关表单等项目。 5.2.9 文件字体及大小： 5.2.9.1 程序文件内容所有字体统一用“新细明体”。 5.2.9.2 程序文件封面：文件抬头(中文)为40号字体，文件抬头(英文)及文件名称均为30号字体；文件抬头与文件名称之间的行高为70；5.2.5所列内容为18号字体。 5.2.9.3 程序文件内容固定格式项目为15号字体且加粗。 5.2.9.4 程序文件履历及正文内容为12字体号，行高为22。 5.2.10 其他文件格式，得视需求，由各单位制定之。 5.3 文件的制订、修改与审批： 5.3.1 文件的制订、审核与核准权责为： 5.3.1.1 质量手册由质量主管制订，管理代表审核，总经理核准。 5.3.1.2 程序文件由相关部门课长或相关职务负责人员制订，经理审核，管理代表核准。 5.3.1.3 作业指导书等三阶文件由各部门内相关人员制订，部门课长审核，经理核准。 5.3.2 文件修改的时机： 5.3.2.1 系统更新。 5.3.2.2 内稽、外稽发现问题。 5.3.2.3 文件运行的不适。 5.3.2.4 当引用的标准发生变更时。 5.3.3 文件修改程序： 高拓電子廠 Astron Technology Corp. 文件與資料管制程序書 文件編號 DCP01 版次 8 頁碼 7/7 5.3.3.1 文件修改时，以由原制订部门实施修改为原则。 5.3.3.2 文件修改，经会签、核准后，由文管中心进行更新发行，作业指导书等三阶文件可采取抽页方式进行。 5.3.3.3 文件修改处应以划底线或其他标注方式注明之。 5.3.3.4 工程部文件修改依ECR/ECN规定执行。 5.3.4 程序文件于各部门制订、修改完成后，须填写“程序文件发行申请表”，经各部门会签后，由管理代表核准。 5.4 文件的分发、回收： 5.4.1 所有管制文件之原稿统一交于文管中心管理，各部门将核准后的原件交于文管中心发行的同时须将计算机档案拷贝于文管中心规定之相应的文件夹内以作备份存查。 5.4.2 文管中心收到各部门拷贝的计算机档案后，须同核准后的原件核对，如有不符，立即退回原申请发行单位修改至相符后方予发行，且将整理后之计算机档案分类保存并定期作备份。 5.4.3 文件编写须拟定“文件分发清单”并经部门经理审核，管理代表核准，由文管中心保存，作为分发/回收之依据，申请得以单一文件或整类文件方式为之。 5.4.4 所有分发的管制文件必须交由文管中心复印，盖文管中心的蓝色管制文件章后方为有效之文件，且由文管中心作分发动作，并登录于“文件分发/回收记录表”于相关接收部门签收，同时做好回收记录。 5.4.5 当文件修改更新时，相关接收部门于签收更新文件后，应于一日内完成文件之抽换，并将旧版文件缴回文管中心签收，若旧版文件遗失，则于文管中心开立“文件遗失通知单”由管理代表及责任单位主管会签处理意见后反馈文管中心处理。 5.4.6 凡相关部门需增(补)发文件时，须填写“文件增(补)发申请表”，经批准后交于文管中心作增(补)分发动作，增(补)发核准之权限同于该申请文件之制订核准权限。 5.5 文件的管理： 5.5.1 文管中心不定期对各收文单位进行稽核，发现不合格部门，由文管中心开立“矫正行动通知书”，要求改善，同时，文管中心应建立“原版文件管理汇总表”之计算机档案，供稽核或自检使用。 5.5.2 除文管中心必须保存不同版本的文件外，其它各部门的文件都以最新版次的形式出现。 5.5.3 除文管中心外，任何人不得私自复印管制文件，表单除外。 5.5.4 未盖文管中心管制文件章及管制文件章属复印件之管制文件均为无效文件。 高拓電子廠 Astron Technology Corp. 文件與資料管制程序書 文件編號 DCP01 版次 8 頁碼 8/8 5.5.5 文件更新后，文管中心须保留旧版之原版文件，并加盖蓝色“旧版文件”章后归档存查；由各部门收回之旧版文件由文管中心盖红色“作废文件”章后作废。 5.5.6 参考文件： 5.5.6.1 管制文件有检附、外发等需求时，得至文管中心填写“参考文件申请表”申请印发参考文件。 5.5.6.2 参考文件之申请经管理代表核准后，由文管中心复印并加盖蓝色“参考文件”章，交予原申请单位使用，不须更新、回收。 5.5.6.3 参考文件之有效期限为一个月。 5.5.7 提供给客户之文件，以加盖工程章方式核准之，不须更新、回收。 5.6 文件的销毁： 5.6.1 凡在文管中心留存超过5年（除技术性资料得永久性保存外，如图面等资料）之旧版文件得予以销毁。 5.6.2 文件更新核准后，旧版文件即视同作废，若有其他需作废/销毁的文件时，需开出“文 件作废/销毁申请表”，经核准后方可作废/销毁，其核准权限同文件制订之核准权限。 5.7 计算机文件的管制： 5.7.1 质量系统文件由文管专员统一管理。 5.7.2 计算机内之质量系统文件应有备份。 5.7.3 计算机文件应有编号识别，必要时，建立文件清单。 5.8 外来文件的管制： 5.8.1 外来文件，除正在引用的标准或资料外，其余不需盖管制文件章。 5.8.2 须管制之外来文件由工程部确认并由管理代表核准后交由文管中心登录管理，并加盖外来文件章及编号；需发行的标准或资料按“文件与资料管制程序”发行，其余外来文件存放于文管中心供各部门参考。 5.8.3 外来文件的编码(编号)方式： D O C – X X X – X 固定码 版次码(1,2,3…..) 流水码(001,002….) 5.9 外来文件的版次：于本厂初次取得引用时，编定为1版，后续文件有更新时，依序递增。 5.10 外来文件的修改：当引用之标准或资料有变更时，其发行、回收、存档等作业程序依《文件与资料管制程序》中管制文件之作业程序。 高拓電子廠 Astron Technology Corp. 文件與資料管制程序書 文件編號 DCP01 版次 8 頁碼 9/9 5.11 工程单位暂时性引用之外来图面、资料……等参考文件，得以加盖工程外来文件章方式核准使用。 5.12 外来文件之保存期限为不再被引用后保存五年。 5.13 文件管制的流程：见(附件一) 5.14 文管中心印章样本：见(附件二) 6. 相关文件： 6.1 《工程文件及图面版次规定作业指导书》 (EG010) 6.2 工程部之《外来文件管制作业指导书》 (EG022) 7. 相关表单： 7.1 程序文件发行申请表. (DC-R001-X) 7.2 文件分发清单 (DC-R002-X) 7.3 文件分发/回收记录表 (DC-R003-X) 7.4 文件增(补)发申请表 (DC-R004-X) 7.5 原版文件管理汇总表 (DC-R005-X) 7.6 矫正行动通知书 (DC-R010-X) 7.7 文件作废/销毁申请表 (DC-R006-X) 7.8 参考文件申请表 (DC-R009-X) 7.9 文件遗失通知单 (DC-R012-X) 高拓電子廠 Astron Technology Corp. 附件一： 文件與資料管制程序書 文件編號 DCP01 版次 8 頁碼 10/10 高 拓 电 子 厂 Astron Technology Corp. 文件管制流程图 申请部门 相关单位 审核单位 核准单位 文管中心 制訂/修改文件 OK OK 會審 審核 核准 影 印 NG NG OK 審核 OK 文件增補申請 原稿存檔 核准 核 文件分發 NG NG / 銷 OK OK 文件作廢審核 毀申請 NG NG 文件回收 核准 文件作廢/銷毀 高拓電子廠 Astron Technology Corp. 附件二： 文件與資料管制程序書 文件編號 DCP01 版次 8 頁碼 11/11
